Öncelikle bağlı olduğunuz Millî Eğitim Müdürlüğü tarafından size verilen ‘Kurum Kullanıcı Yönetici’ yetkisine ait kullanıcı adı ve şifresi ile ‘https://e-ozel.meb.gov.tr/Login.aspx’ adresinden e-Özel Modülüne giriş yapınız ve Yönetici Modülünden kurumda aktif olarak görev yapan kurum müdürüne Kullanıcı Adı kurum müdürün T.C. kimlik numarası olacak şekilde Müdür yetkisi veriniz. Kurum tarafından yapılacak olan kurs planlama, Ders planı yapma kursiyer ekleme, kursiyer onaylama, Kurs programını onaylama gibi tüm işlemler yetki verilen kurum müdürü tarafından yapılmalıdır.

Aşağıda anlatılan adımların nasıl yapılacağı e-Özel Modülünün Yardım butonunda yer alan Kullanım Kılavuzlarında ayrıntılı olarak anlatılmaktadır.
I. E-Özel Modülünde SINIF tanımlamanız bağlı olduğunuz Millî Eğitim Müdürlüğü tarafından yapılmalıdır.
II. KURUM KULLANICI YÖNETİCİ yetkisi bağlı olduğunuz Millî Eğitim Müdürlüğü tarafından kullanıcı adınız kurum kodu olacak şekilde verilmelidir.
III. Kurum tarafından KURUM KULLANICI YÖNETİCİ yetkisi ile giriş yapılarak kurum müdürüne Kullanıcı Adı kurum müdürün T.C. kimlik numarası olacak şekilde Müdür yetkisi vermelidir.
IV. Kurum tarafından yapılacak tüm işlemler Müdür yetkisi ile yapılmaktadır.
V. Kurs programı planlanmalıdır.
VI. Ders planı yapılmalıdır.
VII. Kursiyer eklenmelidir.
VIII. 15 yaşından büyük kursiyerler için kursiyerin fotoğrafı e-Özel Modülüne eklenmelidir.
IX. Kursiyerler onaylanmalıdır.
X. Kurs programı onaylanmalıdır.
XI. Kurs programının bağlı olduğunuz Millî Eğitim Müdürlüğü tarafından onay sürecinin tamamlanmasını talep edilmelidir.
XII. Onay süreci tamamlanan Kurs programında eğitici veya ders planı değişecek ise ders planı değişikliği yapılmalıdır.
XIII. Belgesiz düzenlenen kurs programları kursun bittiği tarihten itibaren 1 hafta içinde tamamlanan kurs programına dönüştürülmeli.
XIV. Belgeli düzenlenen kurs programları ise Kurs programının bittiği tarihten itibaren bağlı olduğunuz Millî Eğitim Müdürlüğü tarafından merkezi sınavı planlanmalı ve sınav sonrasında kurs programları tamamlanan Kurs programına dönüştürülmelidir.

Derslik KAYDET butonu sadece kurumun bağlı olduğu Millî Eğitim Müdürlüğünde görevlendirilen Şef ve Şube Müdürü gibi yetkililerce görünmektedir. Bağlı olduğunuz Millî Eğitim Müdürlüğü ile iletişime geçiniz.

Bağlı olduğunuz Millî Eğitim Müdürlüğü tarafından Kurum İşlemleri⇨ Kurum İşlemleri⇨Kurum bilgileri ⇨ Sınıf Bilgileri sekmeleri sırası ile takip edilerek kurumun müfettiş raporuna göre ve kurum türüne göre derslik oluşturulmalıdır.
Örneğin; Kurum Türü ‘Muhtelif’ ise ‘Eğitim Türü’ ⇨Muhtelif seçilmelidir. Kurum Türü ‘Özel Öğretim’ ise ‘Eğitim Türü’ ⇨Örgün Eğitim Öğrenci veya Mezun Öğrenci seçilmelidir.

Mebbis Modülünde kurum müdürü tanımlı değildir. Kurumunuza Müdür ataması yapmanız gerekmektedir.

Kurum İşlemleri⇨ Kurs İşlemleri⇨Kurs Planlama sekmeleri sırası ile takip edilerek gelen ekranda ‘Düzelt’ sekmesine tıklayıp gerekli düzeltme işlemi yapılabilir.

Söz konusu Kurs programını Kurum İşlemleri⇨ Kurs İşlemleri⇨Kurs Onay İşlemleri sekmesinden ‘İptal’ edip yeniden planlamanız gerekmektedir. Seviyeli Kurs Programlarında ‘Düzelt’ sekmesini kullanılamaz.

Kurum İşlemleri⇨ Kurs İşlemleri⇨Kurs Kursiyer Başvurular sekmeleri sırası ile takip edilerek ‘Kursiyer Ekle’ butonundan kursiyer kaydedilebilir.

Gizlilik kararı bulunan kursiyeri eklenmek istendiğinde bu uyarı çıkmaktadır. Gizlilik kararı bulunan kursiyeri ekleme yetkisi yalnızca Bakanlıktadır.
Gizlilik kararı bulunan kursiyerin Kurs programına eklenmesi için yapılacak işlemler;
 Kurum, bağlı olduğu Millî Eğitim Müdürlüğüne dilekçe ile başvurması gerekmektedir.
 Dilekçenin ekinde olması gerekenler; Eğer kursiyerin güncel gizlilik kararı varsa mahkeme kararı olmalıdır. Eğer güncel gizlilik kararı yoksa ve Millî Eğitim Bakanlığının kullandığı sistemlerden gizliliğinin kaldırılmasını istiyor ise gizliliğin kaldırılmasına ilişkin kursiyerin kendi yazdığı dilekçe olmalıdır.
 Kursiyer kayıt ekranında istenen Kursiyer Mezuniyeti/ Kursiyer Ücret Durumu/ Kursiyer Çalışma Durumu gibi bilgiler.

a. Seviyeli Kurs programına kayıt yapılmak istenilen kursiyerin o Kurs programının her hangi bir seviyesine daha önce kaydı yok ise kurum tarafından ‘Seviye Tespit Sınavı’ yapılmalıdır. Kursiyerin Kurs programına seviyesine uygun kaydı için bağlı olduğunuz Millî Eğitim Müdürlüğü tarafından Kursiyer Muafiyeti işlenmelidir.
b. Seviyeli Kurs programına kaydı yapılmak istenen kursiyerin o Kurs programının her hangi bir seviyesine kaydı var ise en son kayıtlı olduğu Kurs programına bakılmalıdır. Seviyeli kurs programları BELGELİ düzenlenmeli, Bağlı olduğunuz Millî Eğitim Müdürlüğü tarafından düzenlenen sınavda başarılı olmalı ve kursiyerin kayıtlı olduğu Kurs programı tamamlanan kursa dönüştürülmelidir.

a. Onaylanan Kurs programında kursiyer 15 yaşından büyük ise bağlı olduğunuz Millî Eğitim Müdürlüğünde kursiyerin fotoğrafı yüklendikten sonra ‘Kurs Kursiyer Başvurular’ sekmesinden kursiyeri onaylayabilirsiniz.
b. Onaylanan Kurs programında kursiyer 15 yaşından küçük ise ‘Kurs Kursiyer Başvurular’ sekmesinden kursiyeri onaylayabilirsiniz.

Bağlı bulunduğunuz Millî Eğitim Müdürlüğü tarafından ‘Kurs Bilgileri Güncelleme’ sekmesinden ücret bilgileri güncellenebilir.

a. Kurs programının onay süreci tamamlanmadı ise kurum Müdür yetkiniz ile ‘Kurs Planlama’ sekmesinde yer alan ‘Düzelt’ butonunu kullanarak düzeltebilirsiniz.
b. Kurs programının onay süreci tamamlandı ise bağlı olduğunuz Millî Eğitim Müdürlüğü tarafından ‘Kurs İnceleme Soruşturma’ sekmesi kullanarak kurs durumu değiştirilebilir.

Kurum İşlemleri ⇨Kurs İşlemleri ⇨Kurs Kursiyer İşlemleri sekmesinden görebilirsiniz.

Kurum İşlemleri ⇨Kurs İşlemleri ⇨Kurs Sonu İşlemleri sekmesinden görebilirsiniz.

Onay süreci tamamlanmayan kurs programı iptalini düzeltme yoktur. Onay süreci tamamlanmayan Kurs programını iptal ederken tekrar kontrol ediniz geri dönüşü bulunmamaktadır. Kurs programını yeniden planlamanız gerekmektedir.

Bağlı olduğunuz Millî Eğitim Müdürlüğü tarafından ‘Kurs İnceleme Soruşturma’ sekmesi kullanılarak kurs durumu değiştirilebilir.

Sınava girecek kursiyerin I. Kayıtlı olduğu Kurs programı KURS KURSİYER İŞLEMLERİ sekmesinde siyah renkte görünüyor mu? Yani kurs programının onay süreci tamamlanmış mı kontrol edilmelidir. (Onay süreci tamamlanmayan kurs programları bu sekmede kırmızı renkte görünmektedir. )
II. Kayıtlı olduğu Kurs programı KURS KURSİYER İŞLEMLERİ sekmesinde yer alan kursiyer ( ) alanında onay durumu ONAYLANDI ve Kayıt Durumu AKTİF ÖĞRENCİ olarak görünüyor mu? Kontrol edilmeli eğer onaylanmadı ise kursiyer onay işlemi yapılmalıdır.
III. Kurum İşlemleri ⇨Kurs İşlemleri ⇨Kurs Kursiyer İşlemleri – Kursiyer ( ) sekmesinden Excel liste alınarak bağlı olduğunuz Millî Eğitim Müdürlüğü ile iletişime geçmelisiniz.
IV. Kurum İşlemleri ⇨Kurs İşlemleri⇨Sınav Giriş Belgeleri sekmesinden Sınavın Dönemi bilgileri seçildikten sonra ekranın üst kısmında yer alan YAZDIR butonundan toplu olarak kursiyerlerin SINAV GİRİŞ BELGELERİNİ yazdırmalısınız.

T.C. kimlik numarası değiştirme yetkisi Bakanlıktadır. Bağlı olduğunuz Millî Eğitim Müdürlüğüne vereceğiniz dilekçenin ekinde kursiyerin ESKİ VE YENİ KİMLİK BELGELERİNİN bulunması gerekmektedir.

Kurum İşlemleri ⇨Kursiyer İşlemleri ⇨Kursiyer Bilgileri Güncelleme sekmesinden kursiyerin T.C. kimlik numarası girilerek Güncelle butonunu tıklayınız.